elqano

Recientemente hemos tenido la oportunidad de hablar con los responsables de ELQANO, un sistema que puede ayudar bastante a todas las organizaciones que tienen problemas a la hora de gestionar y tener acceso a la documentación estratégica de los diferentes departamentos.

La historia detrás de ELQANO comienza en una conversación entre dos jóvenes tomando un café. Hace 2 años, uno de ellos, Guillermo, acababa de cambiar de equipo en Procter and Gamble y se encargaba de un nuevo proyecto en Asia. Al ser un proyecto completamente nuevo, hubo varias dificultades: muchos trabajadores habían dejado la empresa, la gente nueva no tenía suficiente experiencia en los procesos, la mayor parte de la documentación estaba perdida en carpetas compartidas y las diferencias de zona horaria hacían toda la comunicación aún más difícil.

Era muy frustrante, porque al terminar un proyecto y empezar uno nuevo, se perdía mucho tiempo buscando información y muchas veces ni siquiera encontrando la necesaria.

Una mañana, en la máquina de café, Guillermo se reunió con Yann, otro trabajador que había trabajado en un proyecto similar en el pasado. Yann le dio acceso a toda la información, documentos y contactos que tanto estaba buscando Guillermo desesperadamente.

Esta reunión fue lo que inicio ELQANO, una start-up que tiene como objetivo facilitar y promover el flujo de información en las empresas. La realidad es que hoy en día, a pesar de existir una multitud de sistemas de gestión de datos, como Dropbox o SharePoint, los trabajadores no suelen ni utilizarlos ni tienen el tiempo para actualizarlo correctamente. Sólo se utilizan para enviar archivos que son demasiado grandes para ser adjuntados en un correo electrónico. La gestión del conocimiento dentro de las grandes empresas es caótico.

Al crear ELQANO, Yann y Guillermo se dieron cuenta de que si la gente no tiende naturalmente a compartir sus conocimientos, ¿por qué no hacer que el conocimiento encuentre de inmediato a las personas adecuadas? ELQANO se implanta automáticamente en los sistemas existentes de los usuarios (email, documentos privados, SharePoint y otros DMS) sin necesidad de ningún esfuerzo por parte de los usuarios.

Nos comentan algunos datos:

En la nueva era de la información, un hecho se está volviendo cada vez más claro: nunca ha habido tantos datos. Un estudio realizado por McKinsey Institute demuestra que cada trabajador de oficina produce en promedio 5 MB al día a través de resúmenes ejecutivos, presentaciones, actualizaciones de negocios, etc. Sin embargo, somos más rápidos produciendo información que realmente clasificándola, lo que provoca que los trabajadores pierdan más del 19% de su tiempo buscando información almacenada en carpetas compartidas, correos electrónicos, bases de datos y nubes. Esto provoca frustración y baja productividad en los trabajadores. De hecho, el 60% de los trabajadores de oficina admiten que la inundación de información ha tenido un impacto negativo en su productividad. A parte del impacto en la productividad, los trabajadores normalmente no quieren aprender otra nueva herramienta o sistema de gestión de datos, ya que esto significa cambiar sus hábitos de trabajo.

ELQANO llega al corazón de estos dos problemas: la frustración y la reticencia, resolviéndolos al introducir una herramienta que es fácil, instantánea y proactiva.

Nos indican que la interfaz de inicio de la mayoría de sus competidores, como Yammer, está en blanco, lo que requiere que los usuarios pasen tiempo alimentando la herramienta con contenido antes de obtener ningún beneficio de la misma. ELQANO conecta todas las fuentes de información, recupera automáticamente todos los documentos existentes y asigna etiquetas usando los últimos algoritmos existentes. Todo esto hace que la experiencia del usuario sea mucho más sencilla ya que la información ya está allí cuando se inicia con el software.

A parte, la mayoría de los DMS existentes utilizan una estructura de filtrado que se basa en el tipo de documento (powerpoint vs excel), nombre del autor o la estructura tradicional que podemos encontrar en un email (correo recibido, enviado,…). Esto no se adapta a las necesidades de la mayoría de los negocios ya que no se suelen conocer los nombres de los autores, muchas personas han dejado o son nuevas en la empresa y un proyecto suele tener una mezcla de diferentes tipos de documentos. ELQANO utiliza filtros moldeables usando machine learning que se adaptan a la estructura empresarial real de nuestros clientes. De esta manera, los usuarios pueden acceder instantáneamente a toda la información relacionada con un proyecto en particular.

ELQANO se presenta como una interfaz proactiva. No es sólo otro sistema de información donde los usuarios simplemente ponen todos documentos en la nube y ya está. ELQANO permite a cada usuario asignar contenido a otros participantes, comentar y valorar un proyecto en particular y recibir notificaciones. De esta forma, toda la organización se mantiene al día de los últimos avances y novedades sin requerir ningún esfuerzo.

La versión gratuita podrá ser descargada desde la página web (www.elqano.com) a partir de junio.